【好展會網】 一、基本事項 <br />　　1. 展覽會名稱或展覽項目名稱(全稱、簡稱、中文、外文) <br />　　2. 展覽日期 <br />　　3. 開館時間 <br />　　4. 會場地點 <br />　　5. 會場使用日期 <br />　　6. 展覽內容 <br />　　7. 展覽性質(貿易、批發、零售、宣傳、招商等) <br />　　8. 觀眾性質和入場方式 <br />　　9. 展出者數 <br />　　10. 展出目的 <br />　　11. 展出內容 <br />　　12. 展出面積、展出規模(參展公司數等) <br />　　13. 主辦者 <br />　　14. 協辦者、贊助者、支持者 <br />　　15. 承辦者 <br />　　(該概要主要供有關領導和部門掌握，并可以做宣傳基本資料) 二、總體安排 <br />　　1. 成立籌備組，籌備人員分工 <br />　　2. 制定工作方案 <br />　　3. 制定工作日程 <br />　　4. 制定費用預算 <br />　　5. 確定合作者，商量分工、落實方案、簽訂協議 <br />　　6. 召開籌備人員會議 三、設計實施 <br />　　1. 設計 <br />　　(1) 確定設計整體要求、風格、標志、色調等 <br />　　(2) 選擇或委托設計人員或設計公司并交代設計要求 <br />　　(3) 進行場地和施工設計：平面設計、單元設計、施工設計、道具設計 <br />　　(4) 宣傳設計：廣告、海報、資料、資料袋、信封、信紙等 <br />　　(5) 特殊設計：大門、裝飾、問訊臺等 <br />　　(6) 內部審查、外部(展覽會等)審查 <br />　　(7) 修改設計 <br />　　(8) 向參展公司提出設計施工方面的要求 <br />　　2. 施工：選擇、委托施工公司(索報價、洽談、簽約)，安排、監督施工 <br />　　3. 會場 <br />　　(1) 確定面積 <br />　　(2) 索資料和圖紙(規定、圖紙、申請表、合同等) <br />　　(3) 選擇場地、租用場地 <br />　　(4) 基本設施：地面、負荷、照明、電、水、氣、空調、消防、擴音設備、倉庫、辦公室、會議室等 <br />　　(5) 需要注意的事項：通道寬度、緊急出口、禁止明火、禁煙、限高等 <br />　　(6) 展期的展場管理、保衛、清掃 <br />　　4. 展臺 <br />　　(1) 基本設施：尺寸、用料、地面覆蓋物、地毯、框、架、板、司標板、照明、桌、椅、廢紙簍等 <br />　　(2) 租用設施：展柜、展架、模型、模特兒、衣架、燈具、花草等 <br />　　(3) 其他服務：電、水、氣等 <br />　　5. 辦公室、接待室、備餐室、休息室 <br />　　(1) 家具：沙發、茶幾、辦公桌、椅、備餐桌等 <br />　　(2) 用具：電話、傳真、復印機、打字機、電腦、冰箱、燒水器、爐、茶具、咖啡具等 <br />　　6. 道具運輸，包括去程和回程：道具裝箱、制作清冊等 <br />　　7. 施工安排 <br />　　(1) 特殊道具制作：文圖、大門、問訊臺等 <br />　　(2) 現場施工，包括搭建、展品布置和拆除：日期、時間、人員、監督、交接 <br />　　(3) 展出期間展臺維護 四、展品運輸 <br />　　1. 參展公司 <br />　　(1) 招展，宣傳、寄發申請表 <br />　　(2) 確認申請，召開展出者籌備會議，發或寄有關資料：展覽會概況、聯系地址、工作日程、運輸安排、設計要求、行政安排等 <br />　　2. 展品 <br />　　(1) 公司安排的展品、模型(種類、范圍、數量等) <br />　　(2) 統一征集、調轉、采購的展品 <br />　　(3) 裝箱前測試將操作演示的展品 <br />　　(4) 準備或要求準備展品說明包括技術數據說明、文圖說明 <br />　　(5) 安排或要求安排包裝 <br />　　(6) 大型展品比如機械設備運抵展臺后安排組裝調整 <br />　　3. 運輸 <br />　　(1) 安排運輸日程：展品集中日期，辦理單證，展品陸運發運日期，展品海運發運日期，辦理通關和保稅手續，展品運至展臺時間，空箱儲存、回運，回運展品、道具時間，辦理結關、回運手續，回運發運日期 <br />　　(2) 選擇運輸公司和代理：索報價、比價、談判、簽約 <br />　　(3) 集中展品、理貨 <br />　　(4) 租船：船名、船期 <br />　　(5) 裝箱：集裝箱或木套箱，落實箱源 <br />　　(6) 安排裝車、裝船 <br />　　(7) 國外運輸安排：通關、運至展臺、開箱清點、空箱存放和回運、結關、安排回程運輸 <br />　　(8) 回國運輸安排：結關、港口至倉庫運輸、分運、開箱清點交接 <br />　　4. 有關手續及單證：參展者辦理，組織者審核、匯總 <br />　　(1) 作清冊(15份)，內容包括展品、免費樣品、宣傳品、接待品、贈送品、工具等 <br />　　(2) 做貨載衡量單 (8份)，參展者辦，組織者匯總 <br />　　(3) 辦出口許可證，注意一般許可或特別許可 <br />　　(4) 做類別單 <br />　　(5) 出具報關函、出口報關單 <br />　　(6) 辦運輸保險 <br />　　(7) 辦商檢證(參展者辦) <br />　　(8) 辦普惠制證明 <br />　　(9) 辦原產地證明或領事認證(組織者辦) <br />　　(10) 出具免征港務費函、包裝情況表，發委托裝船通知書 <br />　　(11) 做裝箱單 <br />　　(12) 裝車、船后索提單 五、宣傳廣告 <br />　　1. 宣傳文字 <br />　　2. 基本資料 <br />　　(1) 展覽概要(單頁) <br />　　(2) 展覽指南：公司介紹(名稱、地址)、展出內容、產品介紹、展臺號等，平面圖、會場地圖、導向圖、詢問地址等 <br />　　(3) 信封、信紙、資料袋 <br />　　3. 宣傳對象：(貿易商、制造商、零售商、批發商、消費者等) <br />　　4. 宣傳渠道：(公關代理、廣告代理、使館、航空公司、貿易機構等) <br />　　5. 宣傳方式 <br />　　(1) 新聞：新聞招待會、記者接待室、新聞稿發布 <br />　　(2) 刊物：在報紙、雜志、內部刊物刊登廣告、消息 <br />　　(3) 海報、招牌廣告 <br />　　(4) 直接發函：組織者和參展者都寄發，寄發給目標觀眾、工商團體、新聞機構等 <br />　　(5) 電視、電臺：刊登廣告、消息 <br />　　(6) 記錄：攝像、攝影(開幕式、招待會、記者招待會、展場、洽談等) <br />　　(7) 展覽會目錄：填交登錄材料、刊登廣告 <br />　　6. 宣傳資料運輸：裝箱、造冊 六、展臺工作和貿易活動 <br />　　1. 準備貨源、貨單、價格單、合同和成交條件 <br />　　2. 編印詢問表、記錄表、統計表和其他表格 <br />　　3. 選擇、培訓展臺人員，并交代展臺工作要求 <br />　　4. 布置展臺、檢查展臺文字、測試展品 <br />　　5. 介紹、演示展品 <br />　　6. 散發資料 <br />　　7. 接待觀眾、接待記者、接待貴賓 <br />　　8. 貿易洽談、成交 <br />　　9. 調研：包括市場調研、展出設計布置和效果等 <br />　　10. 報告會、講座 <br />　　11. 統計、記錄 <br />　　12. 展臺管理：安排輪班，現場工作安排、管理，維護展臺環境和秩序，監督展臺人員的工作和效率，總結分析每天展出情況，采取必要的工作調整 <br />　　13. 評估總結 <br />　　14. 后續工作 七、儀式 <br />　　1. 開幕式/館日、招待會 <br />　　日期、時間、地點、范圍、規模、程序、主賓、出席人(名單)、邀請(請柬、印刷、郵發)、簽到(名片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、胸花)、儀式、講話(講話稿內容、審核、翻譯、設備)、剪彩(立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引導)、參觀(路線、引導、解說)、招待會、備餐(人數、標準、酒菜水內容)、資料(展覽會介紹、講話稿、貴賓名單)、禮品 <br />　　2. 邀請安排 <br />　　(1) 邀請函或請柬格式 <br />　　(2) 印制、寄發日程 <br />　　(3) 邀請范圍、名單收集篩選 <br />　　3. 人員安排 <br />　　(1) 發言人 <br />　　(2) 工作人員 <br />　　4. 場地安排：大廳、貴賓室、簽到臺、租用布置 <br />　　5. 用具、資料 <br />　　(1) 用具：國旗、國歌磁帶或樂譜、簽到簿、簽到筆、名片盒、佩花、裝飾花、彩帶、立桿、剪刀、手套、托盤 <br />　　(2) 資料：儀式程序表、講話稿、展覽介紹 <br />　　6. 其他安排：停車、貴賓引導、安全、保衛、消防 八、交際 <br />　　1. 拜會：對象、日程、安排、資料、禮品 <br />　　2. 宴請：對象、日程、邀請、地點安排、菜水安排、座位安排、講話安排 <br />　　3. 禮品：購買、制作、包裝 <br />　　4. 聯系征求支持單位 <br />　　5. 發函致謝支持單位 <br />　　6. 禮品、招待品裝箱造冊 九、行政 <br />　　1. 展覽團：設立展覽團管理體系，任命展覽團管理人員，挑選展臺人員包括推銷人員、技術人員等，雇傭展臺輔助人員包括招待員、譯員，編制名單等 <br />　　2. 證件：辦理簽證、展覽會入場證等 <br />　　3. 交通：安排行期和路線、訂機、船、車票，向參展公司確認或自行安排 <br />　　4. 市內交通：有些地方需要統一安排展臺人員上下班的交通 <br />　　5. 住宿：統計要求，尋房、索價、談判、訂房，向參展公司確認或自行安排 <br />　　6. 膳食：統計要求，選擇餐廳、談價、訂餐，向參展公司確認或自行安排 <br />　　7. 服裝：統一制作或提出要求 <br />　　8. 財務：做預算、管理開支、支付費用：展覽場地費、施工費、道具費、水電費、電話費、運輸費、住房費、廣告費等
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